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facebookで幹事が楽になる。

フェイスブックネタです。

 

日頃から飲み会の幹事をやる機会が多いのです。

「幹事大変でしょう。ありがとねー。」と言われるのですが、

「そんな大変じゃないよ。」と答えてます。

メール、簡易掲示板を使えば、幹事業はそんなに大変ではないんですが、

より楽な方法を見つけたので、情報共有。

 

実は楽になるのは主に幹事だったり、するんですけどね・・・

 

負担の割合的に

幹事:参加者=8:2を

幹事:参加者=6:4

といった形で負荷分散出来たりします。

 

ちなみに、ここでは合コンなどの一回キリの飲み会ではなく

半年に一度など定期的に行われる飲み会での例です。

 

ま、結論としてメールを止めて、みんなでFacebookやると

・幹事負担が減るし

・飲み会の参加者同士の連絡が取りやすくなるし

・メアド変更で連絡がつかない人が減るから

みんながハッピーになるんじゃないかと。

 

デメリットとというか、負担としては参加者が全員Facebookをやる必要がある!ですが・・・

 

ではでは

幹事の作業を一つ一つ解説していきます。

①飲み会に誘うメンバーを決定する。

②日程調整

③場所決定

④キャンセル

⑤飲み会実施

⑥写真共有

主に、上記のような流れですかね。

ちょっと長いですが、どうぞ。

 

ちなみに登場人物は

幹事:幹事

参加:参加者

辞退:キャンセルする人

撮影:写真を撮ってくれる人

の4パターンです。

 

 

①飲み会に誘うメンバーを決定する。

●改善前

幹事①:参加者全員にメールで飲み会のお知らせをする。

 

●改善後

幹事①:Facebookに飲み会用のグループを作成する。

幹事②:グループに参加者を追加する。

参加①:追加されたFacebookのグループを参照する。

参加者から他に誰が参加するのかが見えるので

「あれ?この人には声かけないの?」とか教えてくれます。

 

▲メリット

・メールで宛先を指定する時に、CC, BCCを考える必要がなくなる。

・漏れを防げる。

5人ぐらいの固定メンバーの時は大丈夫なんですが

10人ぐらいを超えてくると、宛先に含める事をついうっかり忘れて

連絡自体が届いてないという事が防げます。

 

▲デメリット

・特に無いですかね。

 

②日程調整

エイヤ!で開催日を決めてしまうというのも一つの手段だとは思いますが

なるべく多くの参加者がいたほうがいいですよね。

(ただし、20人とか30人を超えるとエイヤ!の方がいいと思います。)

 

●改善前

幹事①:参加者に飲み会候補日をメールする。

参加①:参加可能な日を幹事にメールする。

幹事②:参加者の人数により日程を決める。

幹事③:決まった日程を参加者にメールする。

 

●改善後

幹事①:候補日をFacebookに書き込む。

参加①:Facebookに参加可能日を書き込む。

幹事②:参加者の人数により日程を決める。

幹事③:決まった日程をFacebookに書き込む。

参加②:Facebookで日程を把握する。

 

▲メリット

幹事③:決まった日程を参加者にメールする。が

幹事③:決まった日程をFacebookに書き込む。

だけになり、楽になる。

 

参加者が他の参加者をすぐに把握出来る。

 

▲デメリット

・特に無いですかね。

 

③場所決定

●改善前

幹事①:お店のURLを参加者にメールする。

 

●改善後

幹事①:Facebookにリンクを貼り付ける。

参加①:Facebookで場所を把握する。

 

▲メリット

幹事①:お店のURLを参加者にメールする。が

幹事①:Facebookにリンクを貼り付ける。

だけになり、楽になる。

 

▲デメリット

・特に無いですかね。

④キャンセル

参加者のキャンセルをわざわざ他の人に伝える必要があるかどうかについては

判断が分かれるとと思いますが、伝えた方が親切でしょう。という事で。

 

●改善前

辞退①:幹事にキャンセルのメールをする。

幹事①:キャンセルした人に了解のメールをする。

幹事②:他の参加者にキャンセルがあった事をメールする。

幹事③:予約の人数調整し、お店に連絡する。

 

●改善後

辞退①:Facebookにキャンセルを書き込む。

参加①:Facebookで、キャンセルがあった事を把握する。

(大体の居酒屋では前日の午後17時まで人数変更可能なので、この時に一度チェックすれば済む。)

幹事①:Facebookで、予約の人数調整し、お店に連絡する。

 

▲メリット

辞退者がFacebookに書き込めば、他の参加者にも情報が共有できて一石二鳥だったりします。

(幹事が他の参加者に連絡する必要が無くなる。)

▲デメリット

・特に無いですかね。

⑤飲み会実施

●改善前

辞退①:ドタキャンで幹事に連絡(メール or 電話)する。

幹事①:キャンセルの連絡を受けて、纏める。人数が多いと、鳴りっぱなし。

(遅れて来た人から「お店の場所がわからん。」という電話とか)

 

●改善後

辞退①:Facebookにキャンセルの連絡を書き込む

幹事①:Facebookを何度か参照してキャンセル分を纏める。

(遅れて来た人から「お店の場所がわからん。」という電話とか)

参加①:誰がキャンセルしたのか把握出来る。

 

▲メリット

幹事への一極集中を防ぐ事が出来ます。

(他の参加者経由でキャンセルの連絡が来るという事もありますが・・・)

▲デメリット

お店が圏外だったら連絡出来ません。

 

⑥写真共有

●改善前

撮影①:写真を撮った人が写真共有サイト(<a href="http://30d.jp/">写真共有・保存サービス30days Album</a>など)に写真をアップロードする。

撮影②:幹事にURLを連絡する。

幹事①:URLを参加者にメールする。

参加①:写真を見る。

 

●改善後

撮影①:写真を撮った人がFacebookにアップロードする。

参加①:写真を見る。

参加②:参加者同士でタグ付け。

 

▲メリット

写真を共有するだけではなくて

顔にタグ情報を付ける事によって、この人誰だっけ?を防げる。

また、そこから参加者同士が繋がるきっかけが出来る。

ここが一番大きいかも。

 

▲デメリット

顔を載せる事に対して抵抗がある人の写真の取り扱いをどうするか。

公開範囲についてに慎重に考えないといけません。

 

まとめ。

▲メリット

連絡手段をメールからFacebookに移行する事によって上記のメリットだけではなく

携帯の連絡先を持つ必要が無くなる。

迷惑メールの為、「携帯のメールアドレスを変更しました。」

というお知らせメールを送信し忘れ、それをきっかけに音信不通ってよくある話です。

Facebook上なら、連絡先がどうのこうのという事は心配無用。

 

一年に一回開催される飲み会集まりでは

20人中一人ぐらいは必ず宛先不明で戻ってくる。。。

こういった時にメールの不便さを感じる。

 

▲デメリット

全てに共通するんですが、参加者には一日一回ぐらいはFacebookを見てもらう必要があります。